Quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời từ A đến Z

20:29:00 04-03-2022 539

Trước khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào dù là trong nhà hay ngoài trời thì cũng đều phải có những kế hoạch cụ thể, rõ ràng. Bài viết dưới đây sẽ cho bạn biết quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời từ A đến Z để bạn có thể tổ chức thành công một sự kiện khi cần.

Trong bài viết này chúng tôi xin giới thiệu đến bạn Công ty TNHH TM DV Giải Trí RUBY - nơi mà khách hàng có thể đặt trọn niềm tin cho sự kiện của mình. Vì sao mà chúng tôi muốn giới thiệu đơn vị này thì bạn có thể theo dõi bài viết dưới đây để có thể cảm nhận được một phần sự chuyên nghiệp của Ruby. 

Quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời từ A đến Z

Lên ý tưởng cho sự kiện

Lên ý tưởng và chủ đề cho sự kiện là điều mà bạn cần phải làm trước khi bắt đầu tổ chức bất kỳ một sự kiện ngoài trời nào. Đây được xem là điều kiện tiên quyết cho buổi lễ được thành công nhất.

Với mỗi một sự kiện khác nhau, tùy vào số lượng khách tham gia, phong cách của buổi lễ, không gian nơi tổ chức sự kiện,... mà có kế hoạch lên ý tưởng và chủ đề khác nhau. Đây là điều mà Ruby luôn tâm đắc nhất và có thể nói là thế mạnh của Ruby trong tổ chức sự kiện. Khách hàng sẽ luôn cảm thấy có nhiều màu sắc tươi mới hơn cho mỗi lần sự kiện được tổ chức.

Phong cách của sự kiện cũng là điều quan trọng sau việc lên ý tưởng cho sự kiện. Đây được xem như bộ mặt chính của doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện. Do đó, bạn nên đưa ra những yêu cầu cụ thể cũng như mục tiêu truyền thông của sự kiện.

Lựa chọn thời gian và địa điểm khi tổ chức sự kiện

Mỗi một sự kiện ngoài trời sẽ được lựa chọn thời gian phù hợp với mục đích để tổ chức sự kiện. 

Ví dụ một cách đơn giản là khi tổ chức một sự kiện như khai trương, thì thời gian tổ chức sự kiện phải là buổi sáng, vì đây là thời điểm có đông đúc người dân lưu thông trên đường, làm tăng sự chú ý đến với nhiều khách hàng hơn. 

Còn nếu như đây là một buổi tiệc liên hoan, tiệc cưới thì thời gian vào buổi chiều tối được xem là thích hợp nhất. Người tham gia sự kiện sẽ có nhiều thời gian chung vui hơn, thoải mái hơn khi tham gia sự kiện.

Bạn cần phải cân nhắc kỹ lưỡng địa điểm tổ chức cho sự kiện của mình. Mặc dù là tổ chức sự kiện ngoài trời nhưng cũng tùy thuộc vào mục đích tổ chức sự kiện mà lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp. 

Có rất nhiều địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời như bãi biển, công viên, các nhà hàng có không gian tổ chức sự kiện ngoài trời,... bạn có thể tha hồ chọn lựa.

Lên kế hoạch chi tiết khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Đây được xem là bước làm nên sự thành công của sự kiện. Những chi tiết dù là nhỏ nhất hoặc những tình huống bất ngờ có thể xảy ra đều phải được chuẩn bị sẵn sàng. Ruby luôn được nhiều khách hàng trước đó đánh giá tốt về vấn đề này. 

Tất cả các kế hoạch từ cách bài trí, sắp xếp đến khâu dàn dựng, kịch bản, sắp xếp nhân viên cho từng khâu,... đều được Ruby hỗ trợ khách hàng đến khi hài lòng nhất có thể.

Khi lên kế hoạch tổ chức một sự kiện thì sẽ bao gồm các bước:

Lên danh sách khách mời

Đây là công đoạn không thể thiếu trong mỗi một sự kiện được diễn ra. Khi xác định được số lượng khách tham gia sự kiện là bao nhiêu thì việc lên kế hoạch cho một buổi lễ sẽ diễn ra nhanh chóng và dễ dàng hơn. Từ đây, việc lựa chọn địa điểm cũng như lên chủ đề cho sự kiện sẽ diễn ra thuận lợi hơn.

Chuẩn bị kinh phí dự trù cho việc tổ chức sự kiện ngoài trời

Các khoản chi cho sự kiện ngoài trời bạn nên chuẩn bị sẵn và chia ra cho từng khoản cụ thể. Như vậy trong quá trình tổ chức sự kiện bạn có thể nắm rõ được tình hình của các khoản chi. Và đặc biệt là nếu như có phát sinh thêm chi phí thì cũng nằm ở tầm thấp nếu như bạn đã chuẩn bị rõ ràng trước đó.

Dự án sẽ được trình bày với bên phía khách hàng

Ruby sẽ có bản kế hoạch cụ thể về dự án tổ chức sự kiện ngoài trời và đưa đến tay cho khách hàng. Nếu như khách hàng có nhu cầu chỉnh sửa, Ruby sẽ nhanh chóng đáp ứng đầy đủ để khách hàng hài lòng nhất có thể. 

Ngược lại, nếu khách hàng đã hài lòng với dự án thì điều này thật quá dễ dàng, dự án sẽ nhanh chóng được tiến hành.

Dịch vụ in phông nền ở đâu uy tín?

Nếu bạn đang muốn tìm dịch vụ in phông nền sân khấu chất lượng cao, chuyên nghiệp và uy tín thì Rubyads sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo nhất dành cho bạn. 

Dịch vụ in phông nền chuyên nghiệp

Thông qua nghiên cứu không ngừng và nỗ lực hơn từng ngày trong việc cung cấp dịch vụ in phông nền sân khấu chuyên nghiệp, đội ngũ nhân viên của chúng tôi đã thiết lập các tiêu chuẩn riêng của ngành cùng với cơ sở vật chất hiện đại, đổi mới từng ngày nhằm mang lại sản phẩm cuối cùng tốt nhất.

Sự hợp tác với khách hàng

Lắng nghe chặt chẽ khách hàng của chúng tôi là chìa khóa để phát triển một cách tiếp cận mang tính cá nhân hóa cao đối với từng đối tác, từng sân khấu. Những gì bạn yêu cầu chúng tôi sẽ đáp ứng và biến chúng thành hiện thực.

Rubyads là đơn vị chuyên in ấn phông nền đặc biệt là phông nền sân khấu. Với nhiều năm kinh nghiệm cùng với chuyên môn cao thông qua việc thực hiện nhiều dự án phông nền sân khấu lớn nhỏ, Rubyads cam kết chúng tôi sẽ mang đến cho bạn trải nghiệm đáng nhớ và tốt nhất.

Xem thêm: Tổng hợp kích thước backdrop sự kiện ngoài trời từ A-Z

Cách thức liên hệ với Ruby

Ruby luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng mọi lúc mọi nơi khi khách hàng cần. Để có thể nhanh chóng liên hệ với Ruby, bạn cần liên hệ qua:

• Địa chỉ liên hệ: 815/10/29 Hương Lộ 2, P.Bình Trị Đông, Q.Bình Tân, TP.HCM
• Số điện thoại: 0935 110 452 
• Email: Ctyquangcaoruby@gmail.com

• Website: rubyads.com.vn 

Trên đây là tất tần tật quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời từ A đến Z và đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện Rubyads. Nếu như bạn hay bạn bè người thân đang có nhu cầu muốn tổ chức sự kiện thì hãy nhanh chóng liên hệ với Ruby để có trải nghiệm tốt nhất nhé