#1 Đơn vị tổ chức lễ họp báo uy tín và chuyên nghiệp tại HCM

23:45:00 24-11-2021 705

Trong thời buổi hiện đại ngày nay, tổ chức họp báo là một hoạt động truyền thông đơn giản và phổ biến nhất. Đây là phương tiện truyền tải thông tin của từng cá nhân, tổ chức hay đơn vị nào đó đến với công chúng thông qua báo đài hoặc các đơn vị liên quan khác. Để quá trình diễn ra lễ họp báo thành công tốt đẹp thì đơn vị có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp trong tổ chức sự kiện là điều vô cùng quan trọng, tất cả các khâu từ chuẩn bị đến khi có các tình huống phát sinh xảy ra sẽ được xử lý gọn gàng và nhanh chóng hơn. Bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu 1 đơn vị tổ chức lễ họp báo uy tín và chuyên nghiệp tại HCM.

Tổ chức họp báo là gì?

Họp báo là nơi mà người đứng ra tổ chức họp báo và các đơn vị, đoàn thể, cơ quan báo chí cùng với các cá nhân có liên quan tham dự cùng chung một cuộc họp để đặt ra những câu hỏi có liên quan đến chủ đề đang diễn ra sự kiện và giải đáp tất cả các thắc mắc trước công chúng.

Khi một cuộc họp báo được tổ chức thì luôn mang tính quan trọng và sự uy tín, những phát ngôn của mỗi một cá nhân, tổ chức trong sự kiện được đều thể hiện tính chân thực. Với những công nghệ hiện đại cùng với đó là những trang báo, mạng xã hội được sử dụng online, thông tin sẽ nhanh chóng đến với công chúng một cách nhanh nhất và chính xác nhất. Tất cả các thông tin bị xuyên tạc, nói xấu, đặt điều đều được loại bỏ ngay sau khi buổi họp báo được diễn ra, đảm bảo tính minh bạch cho các tổ chức, cá nhân.

Ruby là đơn vị tổ chức lễ họp báo chuyên nghiệp

Tổ chức họp báo để làm gì?

Như trong phần khái niệm đã được nêu lên thì có rất nhiều mục đích khác nhau khi tổ chức một cuộc họp báo. Tuy nhiên, dù là mục đích nào đi chăng nữa thì tất cả cũng đều hướng tới một mục tiêu là kết nối truyền thông với các tổ chức, cá nhân, các cơ quan báo chí, báo đài, truyền thông và mạng xã hội với những thông tin quan trọng và cơ bản nhất mà họ đưa ra.

Một số sự kiện cần tổ chức họp báo mà bạn cần biết để dễ hình dung hơn như:

Ra mắt sản phẩm mới, thương hiệu mới hay các bộ phim, bài nhạc mới,...
Đính chính tất cả các thông tin chính xác về các vấn đề đang gây hoang mang dư luận như scandal của các ca sĩ, diễn viên, người nổi tiếng có tầm ảnh hưởng đến xã hội.
Thông báo các vấn đề liên quan đến một cơ sở hoặc một tổ chức doanh nghiệp.
Đưa ra các thông tin có sức ảnh hưởng đến đến sự phát triển của một doanh nghiệp.
...

Đơn vị tổ chức lễ họp báo uy tín và chuyên nghiệp

Với nhiều năm kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện họp báo, Công ty TNHH Dịch Vụ Thương Mại Giải Trí Ruby luôn là nơi mà khách hàng cần tổ chức họp báo tin tưởng và chọn lựa.

Trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh thì đây là đơn vị tổ chức lễ họp báo uy tín và chuyên nghiệp nhất từ trước đến nay. Nơi đây sở hữu một đội ngũ nhân viên hùng hậu, có kinh nghiệm thực tiễn cao, nhanh chóng xử lý được các tình huống xảy ra bất ngờ trong quá trình diễn ra họp báo.

Không những vậy, tất cả các thiết bị được Ruby sử dụng trong sự kiện đều đạt ở mức tốt nhất, hiện đại nhất. Tất cả các cuộc họp báo dù nhỏ hay lớn, Ruby đều có thể tự tin đảm nhận và hoàn thành tốt nhiệm vụ, vì vậy khách hàng không cần phải quá lo lắng khi cần tổ chức một cuộc họp báo, chỉ cần liên hệ tới trang web: Rubyads.com.vn để được hỗ trợ một cách tận tình và chu đáo nhất.

Xem thêm bài viết:

Tổ chức lễ khởi công trọn gói: Tư vấn, báo giá từ A-Z

Quy trình tổ chức lễ họp báo tại Rubyads

Ruby luôn vạch ra sẵn các kế hoạch, quy trình diễn ra buổi lễ để hạn chế ở mức thấp nhất các vấn đề phát sinh xảy ra. Quy trình bao gồm các bước như sau:

Bước 1: Xác định được mục đích và yêu cầu khi tổ chức họp báo

Đây là bước đầu và cũng là bước cực kỳ quan trọng trong bất kỳ một buổi họp báo hay một sự kiện nào. Ruby lắng nghe ý kiến và nhu cầu mong muốn của khách hàng trước khi bắt đầu một sự kiện. Biết được mục đích khi bắt đầu chuẩn bị cho sự kiện là tiền đề cho buổi lễ được thành công tốt đẹp hơn.

Chủ đề và nội dung của sự kiện là cần phải xác định rõ ràng. Xác định được càng rõ ràng hơn thì mới có thể dễ dàng đo lường và đánh giá được các mức độ hiệu quả sau khi kết thúc một sự kiện

Bước 2: Xác định được thời lượng diễn ra trong buổi họp báo

Thông thường, các buổi diễn ra họp báo thường là buổi sáng và tránh các ngày nghỉ lễ tết, cuối tuần hay buổi tối. Nhiều người đặt câu hỏi vì sao lại tổ chức họp báo vào buổi sáng đúng không? Vì đây thời điểm duy nhất trong ngày để bắt đầu một ngày mới, các cơ quan báo đài sẽ nhanh chóng có được tin tức và đưa lên các trang báo, trang mạng xã hội và tạo được tin tức nóng hổi nhất và được nhiều người quan tâm và chú ý đến, như vậy buổi lễ mới được xem là thành công.

Ruby luôn xác định được thời lượng diễn ra chương trình một cách cụ thể và nằm trong quy trình tổ chức sự kiện họp báo. Khách hàng sẽ luôn cảm thấy an tâm trong quá trình diễn ra họp báo.

Đơn vị tổ chức lễ họp báo

Bước 3: Xác định được địa điểm diễn ra họp báo

Tùy vào tính chất sự kiện cần họp báo nằm ở quy mô nào, Ruby sẽ luôn đáp ứng được điều kiện của khách hàng. Khách hàng có thể chọn bất kỳ địa điểm nào từ nhà hàng, khách sạn đến ngoài trời,... Tuy nhiên phải đảm bảo không gian cho các phóng viên có thể dễ dàng tác nghiệp từ thu âm thanh, quay phim đến phỏng vấn. Ruby sẽ luôn tư vấn cho khách hàng những địa điểm phù hợp nhất khi tổ chức sự kiện cũng sẽ đảm bảo làm hài lòng khách hàng nhất có thể.

Bước 4: Lên danh sách khách mời và gửi thư mời

Để họp báo diễn ra thành công và có tiếng vang hơn, Ruby sẽ tư vấn cho khách hàng để chọn lựa những cơ quan báo đài, phóng viên có lượng người quan tâm đến lĩnh vực cần tổ chức họp báo nhiều hơn. Đây là bước vô cùng quan trọng, đảm bảo buổi lễ diễn ra thành công nhanh chóng và có sức hút hơn.

Ruby sẽ hỗ trợ tư vấn cho khách hàng từng loại thư mời, mỗi thư mời được gửi đi đều phải mang sự sang trọng, lịch sự, chân thành và mong muốn họ tham dự lễ họp báo. Kèm theo đó là thời gian, địa chỉ cụ thể và chủ đề của cuộc họp báo.

Bước 5: Lên kịch bản cho buổi họp báo

Để cuộc họp báo diễn ra suôn sẻ và hấp dẫn người quan tâm, chủ đề và nội dung là một yếu tố chính. Mỗi một vấn đề được thông báo với công chúng là một chủ đề được công chúng đang quan tâm và đón nhận. Vì vậy, kịch bản phải được chuẩn bị chỉn chu và mang nhiều yếu tố ấn tượng, độc đáo và mới lạ. Đôi khi có những cuộc họp báo mang tính chất ảnh hưởng cực kỳ lớn đến công chúng, thì khách hàng không cần mời những cơ quan báo chí mà họ cũng sẽ tự tìm đến.

Bước 6: Diễn tập trước khi bắt đầu buổi họp báo

Trước khi bắt đầu một buổi họp báo, Ruby luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng diễn tập trước khi bắt đầu buổi họp báo. Đây là lúc để kiểm tra các thiết bị cũng như xem xét và chuẩn bị những phương án dự phòng nếu như có sự cố xảy ra.

Bước 7: Bắt đầu tổ chức họp báo

Mặc dù buổi họp báo bắt đầu nhưng vẫn phải kiểm tra và rà soát lại, điều hướng nhân viên nhanh chóng nếu như có sự thay đổi.

Những điều Rubyads cần bạn chú ý khi tổ chức lễ họp báo

Quá trình chuẩn bị cho cuộc họp báo

Từ những bước đầu tiên là khảo sát về ý kiến và mục đích của khách hàng khi muốn tổ chức một cuộc họp báo đều phải tỉ mỉ từng chi tiết nhỏ. Tất cả các khâu chuẩn bị từ những bước nhỏ nhất như nội dung, âm thanh, ánh sáng,... cùng với các vấn đề liên quan khác cũng đều góp phần tạo nên sự thành công của buổi họp báo khoảng 70 - 80%. Vì vậy Ruby luôn luôn chú trọng kỹ lưỡng và tự tin làm hài lòng khách hàng dù ở bất kỳ phương diện nào.

Trong quá trình diễn ra buổi họp báo

Bám chặt vào nội dung và kịch bản đã được chuẩn bị sẵn trước đó, đồng thời các yêu cầu về mặt thời gian cũng phải được đáp ứng đầy đủ.
Tiếp đón các vị khách mời tham dự buổi họp báo: Đây là bước quan trọng, thể hiện sự chuyên nghiệp đối với ban tổ chức cuộc họp và đơn vị tổ chức buổi họp báo là Ruby. Mỗi một khách mời đều mang một phong thái khác nhau, nên cần hết sức thận trọng. Ví dụ đối với khách báo chí thì được sắp xếp riêng ở bàn báo chí, khách VIP thì được tiếp đón riêng ở bàn VIP,...

Nhân viên được phân công ở bộ phận nào thì làm đúng nhiệm vụ ở bộ phận đó. Không được lơ là chủ quan, tiếp ứng kịp thời khi có sự cố bất ngờ xảy ra. Đừng quên khi kết thúc một buổi họp báo cần phải gửi lời cảm ơn chân thành đến những khách mời tham gia và hy vọng được cùng họ hợp tác trong thời gian sắp tới.

Đơn vị tổ chức lễ họp báo

Sau khi kết thúc họp báo

Sau khi kết thúc cho bất kỳ một buổi họp báo nào, ban tổ chức của buổi họp báo cần ngồi lại cùng nhau và đúc kết ra những kinh nghiệm cần thiết để:

Cùng nhau rút ra những kinh nghiệm xương máu: Tất cả các bước từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc chương trình họp báo có xảy ra bất kỳ sự cố nào không và rút kinh nghiệm để lần sau có thể làm tốt hơn.
Cảm ơn những khách mời tham dự buổi họp báo: Nên gửi một email cảm ơn các vị khách mời, cùng các cơ quan báo đài,... đã dành thời gian đến và tham dự buổi họp báo. Đừng quên cảm ơn những người đã theo dõi các thông tin của buổi họp.
Cất giữ lại tất cả các tài liệu liên quan đến buổi họp báo: Đây là tiền đề cho buổi họp báo lần sau được làm tốt hơn và lưu giữ lại tất cả các khách mời đã đến tham dự và sẽ hợp tác tốt hơn trong lần tiếp theo.

Một buổi họp báo thành công là khi người đứng đứng đầu phải chọn ra được đơn vị họp báo uy tín và chuyên nghiệp. Công ty TNHH Dịch Vụ Thương Mại Giải Trí Ruby luôn đảm bảo sẽ không làm khách hàng thất vọng. Khách hàng chỉ cần liên hệ qua website rubyads.com.vn để được tư vấn cụ thể và rõ ràng hơn nhé.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ RUBY